Achizitii Publice

Strategia anuală de achiziţie publică pe anul 2017 a Directiei Generale de Asistenta Sociala si Protectia Copilului Teleorman

1) Noţiuni introductive

Potrivit dispoziţiilor Legii nr. 98/2016 privind achiziţiile publice și a HG nr.395/2016 – publicată în Monitorul oficial nr.423 din 06.06.2016 – pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractului de achiziţie publică/acordului-cadru din Legea nr. 98/2016 privind achiziţiile publice. Directia Generala de Asistenta Sociala si Protectia Copilului Teleorman a procedat la întocmirea prezentei Strategii prin utilizarea informaţiilor cel puţin a următoarelor elemente estimative:
a) nevoile identificate la nivel de autoritate contractantă ca fiind necesar a fi satisfăcute ca rezultat al unui proces de achiziţie, aşa cum rezultă acestea din solicitările transmise de toate centrele/ compartimentele din cadrul autorităţii contractante
b) valoarea estimată a achiziţiei corespunzătoare fiecărei nevoi
c) capacitatea profesională existentă la nivel de autoritate contractantă pentru derularea unui proces care să asigure beneficiile anticipate
d) resursele existente la nivel de autoritate contractantă şi după caz necesarul de resurse suplimentare externe, care pot fi alocate derulării proceselor de achiziţii publice. Prezenta Strategie anuală de achiziţie publică la nivelul Directiei Generale de Asistenta Sociala si Protectia Copilului Teleorman , reprezintă totalitatea proceselor de achiziţie publică planificate a fi lansate de Directia Generala de Asistenta Sociala si Protectia Copilului Teleorman în calitate de autoritate contractantă pe parcursul unui an bugetar. Strategia anuală de achiziţie publică se realizează, potrivit dispoziţiilor legale, în ultimul trimestru al anului anterior anului căruia îi corespund procesele de achiziţie publică cuprinse în aceasta, şi se aprobă de către conducătorul autorităţii contractante. Strategia anuală de achiziţie publică la nivelul Directiei Generale de Asistenta Sociala si Protectia Copilului Teleorman, se poate modifica sau completa ulterior, modificări/completări care se aprobă conform prevederilor de mai sus. Introducerea modificărilor și completărilor în prezenta Strategie, este condiţională de identificarea surselor de finanţare. În cadrul Strategiei anuale de achiziţie publică la nivelul Directiei Generale de Asistenta Sociala si Protectia Copilului Teleorman , se va elabora Programul anual al achiziţiilor publice, ca instrument managerial utilizat pentru planificarea şi monitorizarea portofoliului de procese de achiziţie la nivel de autoritate contractantă, pentru planificarea resurselor necesare derulării proceselor şi pentru verificarea modului de îndeplinire a obiectivelor din strategia locală/regională/naţională de dezvoltare, acolo unde este aplicabil.

2) Etapele procesului de achiziţie publică care vor fi parcurse în anul 2017

Atribuirea unui contract de achiziţii publică/acord-cadru este rezultatul unui proces ce
se derulează în mai multe etape. Directia Generala de Asistenta Sociala si Protectia Copilului Teleorman în calitate de autoritate contractantă, are obligaţia de a se documenta şi de a parcurge pentru fiecare proces de achiziţie publică trei etape distincte:
a) etapa de planificare/pregătire, inclusiv consultarea pieţei;
b) etapa de organizare a procedurii şi atribuirea contractului/acordului-cadru;
c) etapa postatribuire contract/acord-cadru, respectiv executarea şi monitorizarea implementării contractului/acordului-cadru.

a) Etapa de planificare/pregătire a unui proces de achiziţie publică Se iniţiază prin identificarea necesităţilor şi elaborarea referatelor de necesitate Se încheie cu aprobarea de către directorul general al Directiei Generale de Asistenta Sociala si Protectia Copilului Teleorman a documentaţiei de atribuire, inclusiv a documentelor-suport, precum şi a strategiei de contractare pentru procedura respectivă.
Strategia de contractare este un document al fiecărei achiziţii cu o valoare estimată egală sau mai mare decât pragurile valorice stabilite la art.7 alin. 5 din Legea nr.98/2016 privind achiziţiile publice, iniţiată de Directia Generala de Asistenta Sociala si Protectia Copilului Teleorman şi este obiect de evaluare a Agenţiei Naţionale a Achiziţiilor Publice, în condiţiile stabilite la art. 23 din HG nr. 395/2016 – publicata în Monitorul oficial nr. 423 din 06.06.2016 – pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractului de achiziţie publică/acordului-cadru din Legea nr. 98/2016 privind achiziţiile publice. Prin intermediul strategiei de contractare se documentează deciziile din etapa de planificare/pregătire a achiziţiei în legătură cu:
a) relaţia dintre obiectul, constrângerile asociate şi complexitatea contractului, pe de o parte, şi resursele disponibile la nivel de autoritate contractantă pentru derularea activităţilor din etapele procesului de achiziţie publică, pe de altă parte;
b) procedura de atribuire aleasă, precum şi modalităţile speciale de atribuire a contractului de achiziţie publică asociate, dacă este cazul;
c) tipul de contract propus şi modalitatea de implementare a acestuia;
d) mecanismele de plată în cadrul contractului, alocarea riscurilor în cadrul acestuia, măsuri de gestionare a acestora, stabilirea penalităţilor pentru neîndeplinirea sau îndeplinirea defectuoasă a obligaţiilor contractuale;
e) justificările privind determinarea valorii estimate a contractului/acordului-cadru, precum şi orice alte elemente legate de obţinerea de beneficii pentru autoritatea contractantă;
f) justificările privind alegerea procedurii de atribuire în situaţiile prevăzute la art. 69 alin. 2-5 din Legea nr.98/2016 privind achiziţiile publice şi după caz, decizia de a reduce termenele în condiţiile legii, decizia de a nu utiliza împărţirea pe loturi, criteriile de calificare privind capacitatea şi, după caz, criteriile de selecţie, criteriul de atribuire şi factorii de evaluare utilizaţi;
g) obiectivul din strategia locală/regională/naţională de dezvoltare la a cărui realizare contribuie contractul/acordul – cadru respectiv, dacă este cazul; h) orice alte elemente relevante pentru îndeplinirea necesităţilor autorităţii contractante.

b) Etapa de organizare a procedurii şi atribuire a contractului/acordului-cadru începe prin transmiterea documentaţiei de atribuire în SEAP şi se finalizează odată cu intrarea în vigoare a contractului de achiziţie publică/acordului-cadru.
Având în vedere dispoziţiile legale în materia achiziţiilor publice, Directia Generala de Asistenta Sociala si Protectia Copilului Teleorman
va realiza un proces de achiziţie publică prin utilizarea uneia dintre următoarele
abordări, respectiv cu resursele profesionale proprii, resurse necesare celor trei etape
mai sus identificate existente Ia nivel de autoritate contractantă. Atunci când resursele proprii nu permit întocmirea caietelor de sarcini/specificaţiilor tehnice, prin excepţie de
la regula de mai sus, Directia Generala de Asistenta Sociala si Protectia Copilului Teleorman va recurge Ia ajutorul unui furnizor de
servicii, selectat în condiţiile legislaţiei achiziţiilor publice.

3. Programul anual al achiziţiilor publice

Programul anual al achiziţiilor publice pe anul 2017 la nivelul Directia Generala de Asistenta Sociala si Protectia Copilului Teleorman se elaborează pe baza referatelor de necesitate transmise de centrele/ compartimentele Directia Generala de Asistenta Sociala si Protectia Copilului Teleorman şi cuprinde totalitatea contractelor de achiziţie publică/acordurilor-cadru pe care Directia Generala de Asistenta Sociala si Protectia Copilului Teleorman intenţionează să le atribuie în decursul anului 2017. La elaborarea Programului anual al achiziţiilor publice pentru anul 2017 Directia Generala de Asistenta Sociala si Protectia Copilului Teleorman a ţinut cont de: a) necesităţile obiective de produse, servicii şi lucrări; b) gradul de prioritate a necesităţilor; c) anticipările cu privire la sursele de finanţare ce urmează a fi identificate. După aprobarea bugetului propriu, precum și ori de câte ori intervin modificări în bugetul Directiei Generale de Asistenta Sociala si Protectia Copilului Teleorman , Programul anual al achiziţiilor publice pentru anul 2017, se va actualiza în funcţie de fondurile aprobate.
Programul anual al achiziţiilor publice pentru anul 2017 al Directia Generala de Asistenta Sociala si Protectia Copilului Teleorman cuprinde informaţii referitoare la:
a) obiectul contractului de achiziţie publică/acordului-cadru;
b) codul vocabularului comun al achiziţiilor publice (CPV);
c) valoarea estimată a contractului/acordului-cadru ce urmează a fi atribuit ca rezultat al derulării unui proces de achiziţie, exprimată în lei, fără TVA;
d) sursa de finanţare;
e) procedura stabilită pentru derularea procesului de achiziţie;
f) data estimată pentru iniţierea procedurii; g) data estimată pentru atribuirea contractului;
h) modalitatea de derulare a procedurii de atribuire, respectiv online sau offline.

După definitivarea Programului anual al achiziţiilor publice pentru anul 2017 Directia Generala de Asistenta Sociala si Protectia Copilului Teleorman are obligaţia de a publica semestrial în SEAP extrase din acesta, precum şi orice modificări asupra acestora, în termen de 5 zile lucrătoare, extrase care se referă la:
a) contractele/acordurile-cadru de produse şi/sau servicii a căror valoare estimată este mai mare sau egală cu pragurile prevăzute la art. 7 alin. (1) din Lege;
b) contractele/acordurile-cadru de lucrări a căror valoare estimată este mai mare sau egală cu pragurile prevăzute la art. 7 alin. (5) din Lege. Programul anual al achiziţiilor publice pentru anul 2017 se va publica de asemenea, pe pagina de internet a Directia Generala de Asistenta Sociala si Protectia Copilului Teleorman : www.dgaspctr.ro
Având în vedere dispoziţiile art. 4 din HG nr. 395/2016 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractului de achiziţie publică/acordului-cadru din Legea nr. 98/2016 privind achiziţiile publice, conform căruia
„prin ordin al preşedintelui Agenţiei Naţionale pentru Achiziţii Publice (ANAP) se pot pune la dispoziţia autorităţilor contractante şi a furnizorilor de servicii auxiliare achiziţiei un set de instrumente ce se utilizează pentru planificarea portofoliului de achiziţii la nivelul autorităţii contractante, fundamentarea deciziei de realizare a procesului de achiziţie şi monitorizarea implementării contractului, precum şi pentru prevenirea/diminuarea riscurilor în achiziţii publice ”, Directia Generala de Asistenta Sociala si Protectia Copilului Teleorman va proceda la revizuirea Programului anual al achiziţiilor publice pentru anul 2017 al Directia Generala de Asistenta Sociala si Protectia Copilului Teleorman , în vederea punerii de acord cu actele normative ce se vor elabora/aproba în legătură cu prezenta strategie, în termen de 15 zile de la data intrării lor în vigoare, sau în termenul precizat în mod expres în actele normative ce se vor elabora/aproba.

4. Sistemul de control intern

Având în vedere noua legislaţie privind achiziţiile publice, ca și document de politica internă Directia Generala de Asistenta Sociala si Protectia Copilului Teleorman prin reprezentantul sau legal consideră că sistemul propriu de control intern trebuie să acopere toate fazele procesului de achiziţii publice de la pregătirea achiziţiei până la executarea contractului, iar cerinţele efective trebuie diferenţiate în funcţie de mărimea Directia Generala de Asistenta Sociala si Protectia Copilului Teleorman ca și autoritate contractanta. De asemenea, având în vedere standardele de control intern pentru gestionarea efectivă a procesului de achiziţii publice (inclusiv descrierea procesului, fluxul de informaţii şi matricea responsabilităţilor) pentru a stabili cerinţele pentru activităţile de control intern, controlul intern va trebui să includă cel puţin următoarele faze: – pregătirea achiziţiilor, – redactarea documentaţiei de atribuire, – desfăşurarea procedurii de atribuire, – implementarea contractului.
Sistemul de control intern trebuie sa includă următoarele principii: – Separarea atribuţiilor, cel puţin între funcţiile operaţionale şi funcţiile financiare/de plată, persoanelor responsabile cu achiziţiile publice şi departamentelor tehnice şi economice, cerinţe de separare a atribuţiilor. – „Principiul celor 4 ochi”, care implică împărţirea clară a sarcinilor în doi paşi: pe de o parte iniţierea şi pe de altă parte verificarea, efectuate de persoane diferite. – Fundamentarea avizelor interne precum cele acordate de direcția economica şi
serviciul juridic, pe bază de liste de verificare şi alte instrumente.
Sistemul de control intern trebuie sa includă, de asemenea, un document de politică
privind conflictul de interese, document asumat de conducerea Directia Generala de Asistenta Sociala si Protectia Copilului Teleorman , precum și de tot personalul instituției.

5. Excepţii

Prin excepţie de la art. 12 alin. 1 din HG nr.395/2016-publicata în Monitorul oficial nr.423 din 06.06.2016 – pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractului de achiziţie publică/acordului-cadru din Legea nr. 98/2016 privind achiziţiile publice, în cazul în care Directia Generala de Asistenta Sociala si Protectia Copilului Teleorman va implementa în cursul anului 2017 proiecte finanţate din fonduri nerambursabile şi/sau proiecte de cercetare-dezvoltare, are obligaţia de a elabora distinct pentru fiecare proiect în parte un program al achiziţiilor publice aferent proiectului respectiv, cu respectarea procedurilor de elaborare cuprinse în legislaţia achiziţiilor publice, a procedurilor prevăzute în prezenta Strategie.
Având în vedere dispoziţiile art. 2 alin. 2 din Legea nr. 98/2016 privind achiziţiile publice precum și ale art. 1 din HG nr.395/2016-publicata în Monitorul oficial nr.423 din 06.06.2016 – pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractului de achiziţie publică/acordului-cadru din Legea nr. 98/2016 privind achiziţiile publice, cu referire la exceptările de la legislaţia achiziţiilor publice a achiziţiilor de produse, servicii și/sau lucrări care nu se supun regulilor legale, Directia Generala de Asistenta Sociala si Protectia Copilului Teleorman va proceda la achiziţia de produse, servicii și/sau lucrări exceptate, pe baza propriilor proceduri interne de atribuire cu respectarea principiilor care stau la baza atribuirii contractelor de achiziţie publică respectiv nediscriminarea, tratamentul egal, recunoaşterea reciprocă, transparenţa, proporţionalitatea, asumarea răspunderii.
Directia Generala de Asistenta Sociala si Protectia Copilului Teleorman va derula toate procedurile de achiziţie numai prin sistemul electronic al achiziţiilor publice SEAP. Utilizarea altor mijloace (offline) se va putea realiza numai în condiţiile legii și numai pentru situaţiile expres reglementate prin lege.
6. Prevederi finale

Directia Generala de Asistenta Sociala si Protectia Copilului Teleorman , prin compartimentul intern specializat în domeniul achiziţiilor, are obligaţia de a ţine evidenţa achiziţiilor directe de produse, servicii şi lucrări, precum și a tuturor achiziţiilor de produse, servicii şi lucrări, ca parte a Strategiei anuale de achiziţii publice.
În derularea procedurilor de achiziţii pe baza procedurilor interne proprii precum și a
tuturor procedurilor de achiziţie, Directia Generala de Asistenta Sociala si Protectia Copilului Teleorman este responsabilă pentru modul de atribuire a contractului de achiziţie publică/acordului-cadru, inclusiv achiziţia directă, cu respectarea tuturor dispoziţiilor legale aplicabile.